Le départ d'un locataire marque une étape sensible pour tout propriétaire bailleur. L'état des lieux de sortie permet de constater précisément l'état du logement au moment de la restitution des clés, puis de le comparer à l'état des lieux d'entrée. Cette comparaison conditionne la suite : reconnaissance d'une usure normale, identification d'une éventuelle dégradation, et traitement du dépôt de garantie. Ce guide s'adresse aux propriétaires bailleurs, en location vide comme en location meublée, et accompagne chaque étape du parcours de sortie, de la préparation du rendez-vous jusqu'aux démarches qui suivent la remise du logement.
Qu'est-ce qu'un état des lieux de sortie et à quoi sert-il au bailleur ?
L'état des lieux de sortie décrit l'état du logement au moment où le locataire restitue les clés. Il permet de le comparer à l'état des lieux d'entrée et d'identifier les éventuelles différences constatées pendant la durée de la location.
Un document essentiel au moment de la restitution du logement
Ce document est établi au moment où le locataire restitue les clés, en présence du bailleur (ou de son représentant) et du locataire. Il constate l'état du logement à la fin de la location et permet de le comparer avec celui décrit dans l'état des lieux d'entrée. Contrairement à une idée répandue, il ne sert pas uniquement à rechercher des dégradations : il permet aussi de constater l'état général du bien, pièce par pièce, et de documenter précisément les éventuelles différences constatées.
Pour le bailleur, ce document a une double utilité. D'une part, il sert de référence en cas de désaccord sur l'état du logement. D'autre part, il conditionne les démarches à venir : réparations éventuelles, remise en location et traitement du dépôt de garantie.
Quelles informations doit contenir l'état des lieux ?
L'état des lieux de sortie doit permettre d'identifier le logement et les parties, puis de décrire précisément son état au moment de la restitution des clés. Il mentionne notamment :
- la date de réalisation et l'adresse du logement ;
- l'identité et les coordonnées du bailleur et du locataire ;
- les relevés des compteurs d'eau, d'électricité ou de gaz, lorsqu'ils sont accessibles et pertinents ;
- une description précise de l'état des différentes pièces et des équipements du logement ;
- l'état des éléments présents dans le logement, ainsi que du mobilier et des équipements fournis dans une location meublée ;
- les observations ou réserves formulées par les parties ;
- les signatures du bailleur et du locataire.
L'état des lieux de sortie doit être suffisamment précis pour permettre sa comparaison avec l'état des lieux d'entrée. Pour le bailleur, cette comparaison constitue la base du constat des éventuelles dégradations, en tenant compte de la vétusté et de l'usure normale.
Quand et comment préparer l'état des lieux de sortie ?
Le bailleur a intérêt à préparer le rendez-vous avant la remise des clés. Une organisation rigoureuse limite les oublis et permet de disposer, le jour J, de tout ce qui est nécessaire pour comparer l'état du logement.
Organiser le rendez-vous avec le locataire
Il convient de fixer une date et une heure avec le locataire, en prévoyant un créneau suffisamment large pour examiner l'ensemble du logement sans précipitation. Le propriétaire doit s'assurer que toutes les pièces, y compris les annexes comprises dans la location, seront accessibles ce jour-là. Il est également utile de rappeler au locataire qu'il devra restituer l'ensemble des clés, badges et télécommandes remis au début du bail.
Aucun délai de convocation spécifique n'est imposé pour un état des lieux réalisé à l'amiable. Les parties doivent toutefois convenir d'un rendez-vous permettant de réaliser le constat dans de bonnes conditions. Les règles relatives au congé et à la fin du bail restent, elles, soumises à leurs propres délais et formalités.
Quels documents et outils préparer avant la visite ?
Avant le rendez-vous, il est recommandé de réunir :
- l'état des lieux d'entrée signé ;
- l'inventaire et l'état détaillé du mobilier, en location meublée ;
- le bail et ses éventuelles annexes utiles ;
- le dernier relevé des compteurs ;
- un moyen de vérifier les clés et accès remis ;
- un appareil photo ou un smartphone pour documenter les observations ;
- un modèle d'état des lieux adapté au type de logement.
L'état des lieux d'entrée constitue le document de référence pour préparer celui de sortie. Le propriétaire bailleur doit retrouver sa version signée afin de comparer l'état initial du logement avec celui constaté au départ du locataire. Les photographies prises lors de l'entrée peuvent compléter cette comparaison, mais elles ne remplacent pas les descriptions écrites du document. Si certaines différences apparaissent, il convient de les consigner précisément et de tenir compte de la vétusté avant d'envisager une éventuelle retenue sur le dépôt de garantie.
Faut-il préparer le logement avant l'état des lieux ?
Le bailleur peut vérifier en amont que les pièces seront accessibles et que la visite pourra se dérouler dans de bonnes conditions d'observation. Il est utile de repérer à l'avance les équipements à contrôler le jour même : plaques de cuisson, volets, chasse d'eau ou électroménager dans un logement meublé, par exemple.
En revanche, il vaut mieux éviter d'engager des travaux de remise en état avant la visite : cela pourrait empêcher de constater précisément l'état du logement au moment du départ du locataire. Les réparations ou travaux nécessaires s'organisent après l'état des lieux, une fois les constatations formalisées et les éventuelles responsabilités examinées.
Que doit vérifier le propriétaire lors de l'état des lieux de sortie ?
La visite doit être méthodique. Le bailleur examine chaque pièce, les équipements et les éléments remis au locataire, puis décrit ses observations de manière précise et exploitable.
Contrôler le logement pièce par pièce
Un parcours logique facilite le contrôle : entrée et dégagements, séjour, chambres, cuisine, salle de bains et sanitaires, puis balcon, cave ou annexes lorsqu'ils sont compris dans la location. Pour chaque espace, le bailleur examine les murs, plafonds et sols, les portes, fenêtres et volets, ainsi que les prises, interrupteurs et éclairages.
Mieux vaut éviter les formules vagues comme « bon état » lorsqu'une observation plus précise est possible. Une mention telle que « trace de choc de 3 cm sur la porte de la chambre, angle inférieur droit » est bien plus exploitable qu'une simple appréciation générale en cas de désaccord ultérieur. Le même niveau de précision doit être recherché lorsqu'un élément présente une usure, une tache, une fissure ou un dysfonctionnement.
Vérifier les équipements, le mobilier et les moyens d'accès
Le contrôle porte également sur l'état et le fonctionnement apparent des équipements, des appareils électroménagers et, en meublé, du mobilier, de la literie et des accessoires listés dans l'inventaire d'entrée. Il faut aussi vérifier la robinetterie et les sanitaires, ainsi que les clés, badges et télécommandes restitués.
Pour les locations meublées, l'inventaire et l'état détaillé du mobilier permettent de vérifier les éléments remis au locataire au début du bail et ceux restitués à son départ. Le bailleur peut ainsi relever plus précisément les éléments manquants, détériorés ou présentant une différence d'état.
Comment documenter les observations ?
Chaque dommage constaté gagne à être décrit avec précision et localisé dans la pièce. Les photos datées ou contextualisées viennent utilement compléter les mentions écrites, sans les remplacer. Il est également utile de conserver les échanges pertinents avec le locataire, puis de faire signer le document et d'en remettre un exemplaire à chaque partie.
Un point de vigilance : constater une trace ou une usure ne justifie pas automatiquement une retenue financière. Le constat inscrit dans l'état des lieux et la justification d'une somme éventuellement réclamée sont deux étapes distinctes. Le bailleur doit pouvoir établir le lien entre la dégradation constatée, la somme retenue et les justificatifs correspondants.
Comment comparer l'état des lieux d'entrée et de sortie ?
La comparaison entre l'état des lieux d'entrée et celui de sortie permet d'identifier les évolutions intervenues pendant la location. Elle aide le bailleur à distinguer l'usure normale liée à l'occupation du logement des dégradations qui peuvent, selon les circonstances, être imputées au locataire.
Distinguer l'usure normale, la vétusté et les dégradations
Ces notions ne se confondent pas et doivent être examinées à partir de l'état initial du logement et des constatations réalisées lors de sa restitution.
| Situation constatée | À prendre en compte |
|---|---|
| Peinture qui se patine avec le temps | Peut relever de l'usure normale |
| Revêtement ancien présentant une usure liée à l'âge | À apprécier au regard de la vétusté |
| Porte fortement endommagée par un choc | Peut constituer une dégradation à examiner |
| Équipement défectueux en raison de son ancienneté | Ne doit pas être automatiquement imputé au locataire |
Le tableau constitue un repère pratique et non une qualification automatique. La situation doit être appréciée en comparant l'état des lieux d'entrée et celui de sortie, en tenant compte de la durée d'occupation, de l'état initial du logement et, lorsqu'elle existe, de la grille de vétusté applicable.
La vétusté correspond à l'usure résultant du temps ou de l'usage normal du logement. Une dégradation qui dépasse cette usure peut, selon les circonstances, justifier une demande de réparation ou une retenue sur le dépôt de garantie, à condition que celle-ci soit dûment justifiée.
Quelles preuves conserver pour justifier une dégradation ?
Le dossier du bailleur peut réunir l'état des lieux d'entrée et celui de sortie, des photos permettant de comparer les deux situations, les échanges utiles avec le locataire, ainsi que les devis ou factures correspondant aux réparations envisagées ou réalisées. Lorsqu'une grille de vétusté est prévue par le bail ou applicable à la location, elle doit également être prise en compte.
L'objectif est de pouvoir établir précisément la différence entre l'état initial et l'état constaté au départ, puis de relier une éventuelle somme retenue au dommage identifié. Une retenue sur le dépôt de garantie doit être justifiée par des éléments vérifiables : le simple constat d'une détérioration ne suffit pas, à lui seul, à déterminer le montant à retenir.
Que faire lorsqu'un dommage est difficile à attribuer ?
Il est préférable de ne pas tirer de conclusion hâtive face à un dommage ambigu. Demander des explications au locataire, vérifier les éléments disponibles, et distinguer un simple défaut d'entretien, une panne, la vétusté normale ou une véritable dégradation permet d'éviter un litige mal fondé. Dans les situations complexes, solliciter un professionnel ou un conseil juridique reste la solution la plus sûre.
Que faire après l'état des lieux de sortie ?
Une fois la visite terminée, le bailleur formalise la restitution du logement, traite les éventuelles réparations justifiées et applique les règles relatives au dépôt de garantie.
Organiser la remise des clés et conserver les documents
Il s'agit de comptabiliser précisément les clés, badges et télécommandes restitués, de finaliser l'état des lieux, puis d'en remettre un exemplaire au locataire. Conserver les documents, les photos et les éventuelles réserves formulées permet de disposer d'un dossier complet pour la suite.
Comment gérer les éventuelles retenues sur le dépôt de garantie ?
Une dégradation constatée ne justifie pas automatiquement une retenue sur le dépôt de garantie : les sommes réclamées doivent reposer sur des éléments vérifiables et proportionnés. L'usure normale, en particulier, ne doit jamais être traitée comme une dégradation imputable au locataire.
Les délais de restitution du dépôt de garantie varient selon que des retenues sont appliquées ou non, et selon la situation propre à chaque logement. Ces règles évoluant, il est recommandé de vérifier les délais et modalités en vigueur au moment de la restitution.
Quelles démarches prévoir avant de remettre le logement en location ?
Une fois l'état des lieux réalisé, le bailleur évalue les travaux nécessaires, fait intervenir des professionnels si besoin, vérifie les équipements et organise le nettoyage ou la remise en état du logement. Ces étapes préparent la mise en location suivante, dans de bonnes conditions pour le futur locataire.
Que faire en cas de désaccord ou d'état des lieux impossible ?
Un état des lieux peut être compliqué par un désaccord, une absence ou un refus de signature. Dans ces situations, le bailleur doit privilégier une démarche formalisée, plutôt qu'une solution improvisée.
Le locataire refuse-t-il de signer l'état des lieux ?
Un désaccord sur le contenu du document n'équivaut pas à un refus de participer à l'état des lieux : ces deux situations appellent des réponses différentes. Le propriétaire ne doit en aucun cas modifier unilatéralement le document pour obtenir une signature. Il vaut mieux consigner précisément les observations et le refus éventuel, puis rechercher une solution amiable lorsque cela reste possible.
Que faire si l'état des lieux de sortie ne peut pas être réalisé ?
Plusieurs situations peuvent empêcher un état des lieux contradictoire classique : absence du locataire au rendez-vous, impossibilité d'accès au logement, désaccord persistant, ou clés non restituées. Dans ces cas, le recours à un commissaire de justice peut être envisagé, dès lors que les conditions légales sont réunies et que la procédure de convocation est respectée. Le bailleur ne peut pas, dans toutes les circonstances, établir seul un document opposable au locataire.
Le conseil de l'expert
« Avant le rendez-vous, préparez une grille de contrôle à partir de l'état des lieux d'entrée. Reprenez chaque pièce, chaque équipement et chaque moyen d'accès, puis prévoyez un espace pour noter les différences constatées. Pendant la visite, décrivez précisément les dommages et prenez des photos complémentaires. Vous pourrez ainsi distinguer plus facilement l'usure normale des dégradations et conserver un dossier cohérent si une retenue sur le dépôt de garantie doit être justifiée. » Manuel Ravier, co-fondateur d'ImmoJeune
Comment réaliser un état des lieux de sortie contradictoire ?
L’état des lieux de sortie est réalisé contradictoirement lorsque le bailleur et le locataire le dressent ensemble, au moment de la restitution des clés. Cette étape permet de comparer précisément l’état du logement avec celui constaté à l’entrée.
Qui doit être présent lors de l’état des lieux contradictoire ?
Le bailleur et le locataire doivent idéalement être présents afin de constater ensemble l’état du logement et de relever les éventuelles dégradations. L’un ou l’autre peut toutefois se faire représenter par une personne mandatée.
Que faire en cas de désaccord sur l’état du logement ?
Les éventuels désaccords doivent être indiqués dans l’état des lieux avant sa signature. Si l’état des lieux ne peut pas être établi à l’amiable et contradictoirement, un commissaire de justice peut intervenir dans les conditions prévues par la loi.
En résumé
L'état des lieux de sortie constitue une étape déterminante dans la restitution du logement. Une visite méthodique, une comparaison rigoureuse avec l'état des lieux d'entrée et des justificatifs précis permettent au bailleur d'aborder sereinement la suite de la gestion locative. Les retenues éventuelles sur le dépôt de garantie doivent toujours reposer sur des éléments vérifiables, et non sur une simple impression générale. Conserver un dossier complet, du rendez-vous jusqu'à la remise en location, facilite chaque étape qui suit le départ d'un locataire. Pour gagner en sérénité sur l'ensemble de ces démarches, ImmoJeune propose des outils pensés pour accompagner les propriétaires bailleurs dans leur gestion locative au quotidien.
FAQ : les questions des propriétaires sur l'état des lieux de sortie
Quand faire un état des lieux de sortie ?
Il est réalisé le jour du départ effectif du locataire, au moment de la restitution des clés.
L'état des lieux de sortie est-il obligatoire ?
Il s'agit d'une étape déterminante pour comparer l'état du logement à l'entrée et à la sortie ; les règles précises applicables méritent d'être vérifiées selon le type de location.
Qui doit payer l'état des lieux de sortie ?
Lorsqu'il est réalisé à l'amiable entre les parties, il n'engendre en principe pas de frais spécifiques ; le recours à un commissaire de justice implique en revanche des frais dont la répartition suit des règles particulières.
Que faire si le locataire refuse de signer ?
Il faut consigner le refus et les observations, sans modifier unilatéralement le document, puis envisager une solution amiable ou un recours adapté.
Le bailleur peut-il retenir une somme sur le dépôt de garantie après l'état des lieux ?
Oui, mais uniquement si la somme retenue correspond à une dégradation identifiée et justifiée, à l'exclusion de l'usure normale.
Quelle différence entre vétusté et dégradation ?
La vétusté résulte de l'usage normal et du temps, tandis que la dégradation dépasse ce cadre et peut, selon les circonstances, engager la responsabilité du locataire.
Faut-il faire un état des lieux de sortie pour une location meublée ?
Oui, il s'accompagne alors de la vérification de l'inventaire et de l'état du mobilier remis en début de bail.
Que faire si le locataire ne se présente pas au rendez-vous ?
Le bailleur peut envisager le recours à un commissaire de justice, dans les conditions prévues par la procédure applicable.