Tout savoir sur les charges récupérables pour les propriétaires bailleurs

En tant que propriétaire bailleur, vous pouvez récupérer une partie des charges que vous payez pour le logement que vous louez. Ce sont les charges locatives. Mais que contiennent-elles ? Comment récupérer ces charges ? On vous explique tout dans cet article dédié. 

Charges locatives ou charges récupérables : définition

Si vous louez un bien en copropriété, vous payez des charges de copropriété. Ces charges servent à faire fonctionner correctement l’immeuble et comprennent notamment : 

•    Les frais de nettoyage de l’immeuble ;
•    Le salaire du gardien d’immeuble le cas échéant ;
•    L’électricité ; 
•    L’assurance de la copropriété ;
•    Les honoraires du syndic de copropriété. 

Vous devez payer tous ces frais lors des appels de fonds. Généralement, ils sont trimestriels et vous sont envoyés par le syndic de copropriété. Chaque appel de fonds contient le montant des provisions sur charges dues et la date d’échéance. Toutefois, en tant que propriétaire bailleur, vous pouvez vous faire rembourser une partie de ces charges par le locataire. C’est ce qu’on appelle les charges récupérables, également appelées charges locatives. 

Quelles sont les charges récupérables en tant que propriétaire bailleur ? 

Voici les principales charges récupérables en tant que propriétaire bailleur. 

Ascenseurs et monte-charge

Vous pouvez récupérer sur votre locataire toutes les dépenses liées à l’électricité nécessaire pour faire fonctionner l’ascenseur, les visites périodiques des techniciens pour assurer la maintenance de l’appareil ainsi que les petites réparations. 

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Ces dépenses comprennent notamment : 

•    L’eau froide et l’eau chaude de l’ensemble des occupants de l’immeuble ; 
•    L’eau et les produits nécessaires à l’entretien des parties communes et des espaces verts ; 
•    La fourniture d’énergie quelle que soit sa nature ;
•    L’exploitation des compteurs généraux et individuels ; 
•    La réparation des fuites sur joints.

Installations individuelles

Vous pouvez demander à votre locataire de vous rembourser les dépenses concernant le chauffage et la production d’eau chaude ainsi que la distribution d’eau dans les parties privatives. 

Parties communes intérieures

Le locataire est redevable de toutes les dépenses liées à l’électricité des parties communes, la fourniture des produits d’entretien mais également la réparation des appareils d’entretien et les frais de personnel le cas échéant. 

Espaces extérieurs

Si votre copropriété comprend des espaces verts, sachez que vous pouvez retenir sur votre locataire les dépenses d’exploitation et d’entretien des voies de circulation, aires de stationnement, abords des espaces verts et équipements de jeux pour enfants. 

Taxes et redevances 

Le propriétaire peut également récupérer : 

•    La taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères ;
•    La taxe de balayage ; 
•    La redevance assainissement.

Si vous louez un logement en contrat de location vide, vous pouvez également ajouter les charges récupérables suivantes : 

Employé d’immeuble

Si votre copropriété bénéficie des services d’un employé d’immeuble, la totalité du salaire et des charges sociales et fiscales sont récupérables par le bailleur.

Attention ! Ne sont pas redevables les indemnités et primes de départ à la retraite, les intéressements ni les compensations en nature éventuelles.  

Gardien d’immeuble ou concierge

Contrairement à l’employé d’immeuble, le gardien d’immeuble, plus communément appelé concierge, détient un logement de fonction dans l’immeuble. Le salaire versé au gardien et les charges sociales et fiscales sont récupérables par le propriétaire à : 

•    75% de leur montant si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers des poubelles ; 
•    40% de leur montant s’il n’assure que l’une de ces deux tâches. 

Comment récupérer les charges locatives en location vide ? 

En location vide, le locataire paie les charges par provisions. Cela signifie que le locataire avance le montant des charges locatives. Si besoin, le propriétaire bailleur effectuera une régularisation annuelle. 

Pour calculer le plus justement possible les provisions sur charges, vous pouvez vous baser sur les exercices comptables précédemment approuvées en assemblée générale ainsi que sur le montant du budget prévisionnel de l’année à venir dans votre copropriété. 

Une fois l’année comptable écoulée, les charges doivent régularisées en calculant le total des provisions déjà remboursées par le locataire et les dépenses effectives engagées par le propriétaire. Selon le résultat, le propriétaire devra rembourser le locataire ou demander un supplément. 

Sur demande du locataire, le propriétaire peut être amené à fournir le récapitulatif des charges concernant le logement. 

Comment récupérer les charges locatives en location meublée ? 

En location meublée, il existe deux possibilités pour récupérer les charges locatives en tant que propriétaire bailleur : 

•    Soit le bail prévoit le paiement par provision : dans ce cas, tout comme pour les locations vides, le locataire avance les charges calculées au préalable par le bailleur. Une régularisation annuelle doit avoir lieu pour effectuer les ajustements nécessaires entre le montant estimé et le montant effectivement payé par le propriétaire. 
•    Soit le bail prévoit le paiement par forfait : dans ce cas, le montant du forfait doit être explicitement inscrit dans le contrat de bail. Ce montant ne peut pas donner lieu à un complément ou à une régularisation annuelle. Le versement des charges locatives est effectué en même temps que le loyer selon la périodicité prévue dans le contrat de bail. Le montant du forfait peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que la révision annuelle du montant du loyer. 

Pour ne rien oublier, certains logiciels de gestion à l’instar de Matera proposent sur leur produit le détail des charges récupérables pour chaque propriétaire bailleur. 

Quelles sont les charges qui ne sont pas récupérables par le bailleur ?

Certaines charges ne sont pas récupérables par le propriétaire bailleur. Il s’agit notamment des honoraires du syndic de copropriété si la copropriété fait appel à un syndic professionnel, aux primes d’assurance de l’immeuble, au ravalement de façade, aux frais de dératisation ou encore au remplacement des boîtes aux lettres.

Charges récupérables : le locataire peut-il les contester ?

Le locataire peut contester le montant des charges récupérables et ainsi refuser d’honorer leur paiement sous certaines conditions :

•    Si les dépenses facturées ne figurent pas dans la liste des charges récupérables énoncées par la loi ; 
•    Si la demande de régularisation n’est pas accompagnée de justificatifs et d’un décompte des dépenses ; 
•    Si le propriétaire ne détient aucun justificatif correspondant aux charges réclamées.